内部控制失败的原因及如何确保其良好运作

在多年与香港公司密切合作,帮助其进行内部控制审阅的过程中,我们已基本解决了审阅成功与否以及公司是否能成功上市和长期发展的关键条件。很多公司都错误地认为内部控制审阅是一项难题、障碍或麻烦的程序,因此往往只会进行最基本的审阅。而认为一个成功的审查便是审查中没有发现任何风险这一理念是最大的一个误解。

 

事实上,在企业不断扩张的过程中,只有积极努力确保合规性才能保障企业拥有持续竞争优势。有效审查的价值体现在其能确定公司运营中的可改进空间,同时,公司要想在市场上树立更强有力的形象,需要透明地进行内控审阅,而不是从一开始就认为其绝对不存在任何问题。

 

现在,投资者比以往任何时候都更依赖于根据数据做出决策,公司治理良好的表现之一便是其评估和更新运营程序和内部控制的规律性。因此,成功审查的第一步是将认知与事实结合,以便长期加强和保护。

 

内部控制中存在的缺陷有可能会随着业务的增长而扩大,因此,与审查人员合作可以确保公司赢在起跑线上。如果只在《上市规则》要求进行审查时,才审查内控审计制度,会大大增加控制不足带来的风险。

 

如果内部控制仅仅是为了“满足”某一审查人员而进行的,那么未来肯定会出现问题。我们注意到的最常见的缺陷是角色作用定义不明确、风险评估不当以及对公司资源的不安全运用

 

定义角色作用:针对某一目的单独界定

 

董事会和执行管理层的角色作用应根据每个职位所承担的责任加以明确界定。董事长不应承担首席执行官的职责,首席执行官应向董事会报告,而首席财务官应能独立履行职责。公司领导层对董事会负责,而董事会对股东负责。维护这些责任的不同分配与维护高速公路上车道分离一样重要。

 

成功从私人实体过渡到上市阶段的公司,也常常会遇见很多未知的问题。尽管许多鼓舞人心的商业成功故事都来自于某一企业家的个人愿景,但不断壮大的公司不可避免地需要设立单独的董事会,而且往往还需设立不同的高管职位,以确保公司能不断发展,并帮助创始人在更大范围内实现其愿景。

 

上市公司容不得出现偏离职责分工的情况,因为这些职责分工在确保整个组织人员正常运作的同时,防止了错误的出现和权力的滥用,以及其最终可能导致的企业丑闻。上市公司的权力制衡靠的不仅仅是管理原则,还须要有健全的内部控制制度来具体考核运营情况。

 

风险评估:不同情况不同对待

 

各公司必须清楚其面临的风险。公司需要全面明确地披露其业务风险因素,以便审查人员能够设计出最佳的防护方案,这也是内控审计的一个重要方面。如果公司不愿配合,审查人员或外部实体不可能独自填补所有空缺,最终受影响的还是公司。

 

虽然内部控制审计过程的许多方面需要外部其他各方帮助识别公司没有意识到的不足之处,但风险评估最终仍取决于最熟悉运营的人士提供的具体报告。除了识别风险因素外,还应根据公司和业务的具体情况对不足之处的程度进行评级,以便充分防范不利情况。

 

例如,尽管新冠疫情对各经济领域都产生了普遍影响,但其对不同企业的影响是不同的。相较于日常无需与大众接触的服务提供商而言,那些需要现场亲自为客户提供服务的企业更需要权衡与疫情相关的风险因素。同样,根据公司和行业的不同,对人员配置和资源等考虑因素的权衡也不尽相同。可以断言,目前没有进行全面风险评估的企业,其可能面临的经营危机将是近些年来最大的。

 

资源访问:授权合适的人士

 

资源运用权限的指定可能是公司内部面临的最棘手的一项风险因素。正如角色作用必须区分一样,即使是最高层的管理人员,其对关键资源(如资金和库存)的使用仍须受到司法规管和定期跟进检查。若要授权员工使用系统、资源或就公司运营作出决定,公司须有一套完整的制度,就在必要时授予、记录、延长和撤销访问权作出规定。

 

该项制度的复杂性和潜在责任因业务规模和员工数量的不同而不同,制定过程中必须综合考虑风险因素和员工角色作用,以避免出现误用和差错,一旦出现问题,须立即识别并消除。

 

若企业在制定控制措施时秉持的是凑合的态度,或未能通过定期内部控制审计进行调整、升级和实际测试,则其最后必然会遇到麻烦。明确责任、识别风险和指定访问权限是关键的内部控制因素,必须根据对实际操作的观测和数据反馈,不断加以完善和复查。对于小企业来说,牢记这几项方针便足够了,但重大增长往往伴随着同样巨大的风险和责任。我们拥有五十多年的相关经验,您选择与我们合作,就是为您的企业选择了一条最可靠的通往长期盈利的道路。

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